הטמעת מערכות מידע בארגון מחייבת תכנית לניהול שינוי, המאפשרת מעבר חלק להתנהלות בסביבה התפעולית החדשה
המציאות מחייבת הטמעת מערכות מידע מתקדמות
אחד הביטויים למקומה המרכזי של הטכנולוגיה בחיינו בכלל ובארגונים עסקיים בפרט הינו השימוש במערכות מידע מתקדמות. מנהלים וארגונים העומדים בפני רכישת מערכת מידע חדשה, מעוניינים להטמיע אותה באופן מיטבי, תוך מזעור הפגיעה בשגרת העבודה ובפעילותו העסקית של הארגון. לשם כך נדרשים מספר צעדים חיוניים.
הטמעת מערכות מידע מחייבת ניהול השינוי ארגוני
מערכת מידע המוטמעת בארגון יוצרת סביבה תפעולית חדשה שאינה מוכרת לעובדים. שינוי זה מחייב את הארגון, מנהליו ועובדיו לרכוש מיומנויות וידע מסוג חדש, ולשנות נהלים, שגרות עבודה ובקרה. מעל הכול, זהו שינוי המציב אותם בפני האתגר – לאמץ תפיסות ואמונות חדשות אותן המערכת הטכנולוגית אמורה לשרת.
מהאמור לעיל ניתן להבין שהטמעת מערכת מידע ארגונית הינה שינוי ארגוני לכל דבר ועניין, שעלול להפר את האיזון בארגון ואף להיתפס כמאיים. לפיכך, יש לנהל את התהליך באופן מושכל, להקדיש לו את מלוא תשומת הלב ולהשקיע משאבים – לא רק בלימוד והדרכה להכרת המערכת ותפעולה, אלה גם בבניית תכנית ניהול שינוי להטמעה מיטבית בדרג המנהלים והעובדים. תכנית זו נועדה ליצור תשתית מנטלית להטמעתה היעילה והחלקה של המערכת בארגון. לצד הכלים הטכניים לתפעול המערכת, אנו דואגים לצייד את המנהלים והעובדים גם בכלים ניהוליים ופסיכולוגיים, שינטרלו התנגדויות ורתיעה, ויהפכו את השינוי לידידותי ככל האפשר.
תהליך הטמעת מערכות מידע בפרספקטיבה
במסגרת התכנית לניהול שינוי בתהליך הטמעת מערכת מידע חדשה, אנו מלווים את שלב ההטמעה מרגע בחירת המערכת עד ליישומה המיטבי, כדלקמן:
- הבהרת משמעויות תהליך ההטמעה לכלל אוכלוסיות היעד.
- בניית תכנית הדרכה והטמעה לכל דרגי הניהול בארגון.
- ליווי ההדרכה התפעולית בהתייחסות למרכיבים פסיכולוגיים של השינוי.
- ליווי מנהלים ומתן כלים להובלת השינוי, תוך התמודדות עם התנגדויות ורתימת הגורמים השונים בשטח לתהליך בצורה מיטבית.
- ליווי בהטמעת תהליכי העבודה הנתמכים ע"י המערכת הטכנולוגית – הפנמת תהליכי עבודה חדשים, נורמות ותפיסות רצויות, והבניית שגרות ניהול ודיווח בהתאמה לתהליכים אלה.
- בקרה, ליווי וייעוץ עד להתייצבות המצב החדש.