מנהלים ועובדים רבים טועים להניח שבעתות משבר, רצוי וכדאי להניח למנהלים שמעליהם, על מנת לא להכביד עליהם. בפועַל, כמות השינויים והאתגרים מתעצמת בשעת משבר ומחייבת תהליכי קבלת החלטות רבים ותכופים. לכן יש לקיים עם ההנהלה והמנהלים שמעליך תקשורת הדוקה ובתדירות רבה מהרגיל.
התחפרות היא שיטה הרסנית לתקשר עם המנהל, בעיקר בשעת משבר, כי לצד הקשיים העסקיים מקננות אצל המנהלים והעובדים תחושות חזקות של אי–ודאות, חוסר ביטחון וחששות מפני העתיד לבוא. תחושות אלה פוגעות בתפקוד וגורמות לקצרים בתקשורת בכל הארגון ובעיקר בין ההנהלה לעובדים. מצב זה עלול להסב נזקים לארגון אף יותר מהקשיים העסקיים עצמם. בשעת משבר אפוא חשוב לעודד ולמסד תקשורת קבועה ומרגיעה בכל הרמות בארגון. ובעיקר יש לשים דגש על יכולתם של עובדים ומנהלים לנהל את עצמם באופן אפקטיבי ותקשורתי יותר מול המנהלים שמעליהם.
התמודדות עם משבר מחייבת מיסוד של תהליכי הקשבה, פתיחוּת ויוזמה בין כל ההיררכיות בארגון, וכמובן שגם עם לקוחות וספקים. כאשר גם עובדים ומנהלים בחברה ממסדים תהליכים אלה עם מנהליהם, הם משפרים את יכולתו של הארגון להתמודד עם המשבר.
- הקשבה – איסוף מידע והקשבה לקשיים, אתגרים ורעיונות חדשים. בהקשבה אנו מבקשים לגרום לעובד להיות פחות עסוק בעצמו וקשוב יותר לאתגרים העומדים בפני המנהלים שלו ברמה האישית, העסקית והארגונית גם יחד. כך ניתן ליזום פתרונות ראויים שמתאימים למדיניות ולהעניק למנהלים את הביטחון שהם לא לבד במשבר, צעד שמחזק מאוד את החברה.
- פתיחות – להזדמנויות, אתגרים ושינויים. בשעת משבר יידרשו שינויים, לעתים מרחיקי לכת. כמות השינויים ורמת הדחיפוּת שלהם מחייבות גמישות ופתיחות רבה יותר לסביבה. כך אפשר להיענות הן לאתגרים החדשים מבית והן להתמודדויות ולהזדמנויות שבחוץ.
- יוזמה – יוזמה של מגוון פעילויות חדשות ושל סוגי תקשורת נוספים. בשעת משבר יש נטייה חזקה לפסיביות ולהתחפרות. עקב כך מואטים תהליכי קבלת ההחלטות והעשייה הארגונית עד לכדי שיתוק לעתים. היכולת של הארגון לחזור מהר לפעילות מותנית בהתגייסות וביוזמה של כלל העובדים בו בשני מישורים: יוזמה עסקית: פעילויות שעיקרן שימור ושיפור הקיים, וכמובן – אם נדרש – פנייה ללקוחות חדשים בשוק ולהזדמנויות נכונות; יוזמה פְּנים–ארגונית: יוזמה ומיסוד של מסגרות תקשורת חדשות בין המנהלים לעובדים. צעד זה יזרז את תהליכי קבלת ההחלטות בארגון ויחזק את תחושת השותפות ואת הגיבוי וההבנה שכולם זקוקים להם.
רצוי ומותר
- להַבנות ולחזק מנגנוני תקשורת קיימים
- להציג להנהלה את התחומים שבהם החלטותיה השפיעו לטובה על הלקוחות ועל ההזדמנויות בשוק
- להירתם למאמץ ולהזרים להנהלה מידע אשר יעזור לה לבחון את האתגרים ואת דרכי ההתמודדות הרצויים
אסור ומיותר
- להתחפר ולא לתַקשר
- להתעלם מהמשבר ולהמשיך להתנהג כאילו כלום לא קרה
- להציג לעובדים וללקוחות את הקשיים והסתירות שבינך לבין ההנהלה
הרווח הכפול – כמנהל, בשעת משבר עליך לעודד את העובדים שלך להרבות בתקשורת עמך, להעלות בפניך כיווני התמודדות חדשים ולעדכן אותך לגבי תגובת הלקוחות לשינויים. כאשר העובדים והמנהלים מחויבים אל ההנהלה בזמן המשבר, מתעצמת יכולת החברה להגיב באופן איכותי ובזמן אמת לאתגרים הקיימים, והדיאלוג בין החברה ללקוחותיה אפקטיבי יותר.