כמו כל שינוי, גם שינוי ארגוני מתחיל מצורך
ארגונים רבים נדרשים לשינוי– כיום זהו עניין שכיח. עם זאת שינוי ארגוני אינו קורה כבמטה קסם, אלא כרוך בתהליך מורכב וארוך טווח, שמתבטא בהתאמות שונות בשיטות העבודה ו/או במבנה הארגון. הצורך בשינויים ארגוניים נובע מהמציאות הדינמית בה אנו חיים ועובדים, אשר מאופיינת בהתקדמות טכנולוגית מואצת, שינויים במבנה כוח האדם, שינויים בסקטור אליו משתייך הארגון, פעילות חדשה של מתחרים ועוד.
כל שינוי כרוך בהתמודדות ודורש דרכי ניהול אפקטיביות
גם אם השינוי הארגוני הכרחי ובלתי נמנע, מדובר בתהליך מאוד רגיש ומאוד מורכב, בעל השלכות משמעותיות על שגרת החיים הארגונית. ברוב המקרים השינוי יוצר התנגדות, הן ברמה הכללית של הארגון שהתרגל להתנהל בצורה מסוימת ובשיטות מסורתיות לאורך שנים, והן בהתנגדות פרטנית מצד עובדים ומנהלים. לפיכך, מנהלי הארגון או מובילי השינוי צריכים להשתמש בצורה מושכלת במנגנוני הניהול שקיימים בארגון, כדי לבצע שינוי יעיל ומתוכנן היטב, שיעבור את משוכות ההתנגדות בהצלחה. שינוי כזה יתבטא הן בטווח הקצר ביעילות הארגון ורווחיותו, והן בטווח הארוך בשימור שביעות רצונם של עובדים ותיקים וטובים.
השינוי הארגוני חייב להתייחס לכל הרבדים בארגון
ארגון הוא יחידה הוליסטית, ולכן שינוי כוללני שאינו נקודתי או טכני בלבד, חייב להתקיים בכל רבדי הארגון והיבטיו כפי שיפורט להלן:
- שינוי בתפיסה –שינוי ארגוני כרוך ברוב המקרים במהפך תפיסתי:פיתוח תפיסה חדשה להתמודדות עם אתגרים עתידיים של הארגון והטמעתה. תפיסה כזו תיבנה בעזרת קידום תהליכי למידה פנימיים בארגון.
- שינוי בדפוסי פעולה – שינוי זה כרוך בקושי רב, שכן עובדי הארגון ומערכותיו יודעים לפעול רק על פי דפוסי פעולה קיימים. לפיכך, התרגום מדפוסים ישנים לחדשים צריך להיעשות על ידי העובדים ולהיבנות דרכם– כך תיבנה גם הצלחת השינוי. שינוי מערכות מידע בארגון הינו אחד האמצעים להוביל שינוי בדפוסי פעולה.
- שינוי תרבותי – כדי לשנות דפוסי פעולה יש להטמיע שינוי גם בתרבות הארגונית. ניתן לעצב מחדש תרבות ארגונית על ידי מגוון פעולות מכיוונים שונים.
- שינוי בכוח אדם – שינוי ארגוני כרוך פעמים רבות גם בשינויים פרסונליים, בעיקר בתפקידים המשמעותיים לשינוי.שינויי כוח אדם יכולים לנבוע גם כפועל יוצא משינויים מבניים או מהעברת עובדים ומשאבים למשימות למיניהן. השינוי הפרסונלי עלול לפגוע בתחושת הביטחון והיציבות של חלק מהעובדים, לכן יש לבצע אותו בחוכמה וברגישות.
- שינוי בחלוקת משאבים – חלוקה מחודשת של המשאבים בארגון מסייעת לניהול בהובלת השינוי ולרוב נתונה בידי ההנהלה. עם זאת, יש לבצע אותה בשלב מתקדם יותר של השינוי, כשהצורך בשינוי כבר מופנם בקרב עובדי הארגון. חלוקת המשאבים המחודשת תשפיע על מבנה התמריצים, התרבות הארגונית וכוח האדם.
- שינוי מבני – השינוי המבני אף הוא נתון בעיקר בשליטת ההנהלה ולכן קל יחסית לנהלו. זאת כמובן בתנאי שהוא מתייחס לכל רבדי השינוי ומתבצע בהלימה לכל השינויים האחרים.
למנהל יש מקום חשוב בניהול השינוי הארגוני
מנהל, כמו כל אדם, מאופיין בתכונות וכישורים שמנחים אותו באיזה אופן לבצע את ניהול השינוי בארגון. מנהלים/אנשים שונים יבחרו באופנים שונים– הסברה, שיחות, הפעלת מניפולציה, משא ומתן, ניהול קונפליקטים או הנחתת החלטה מלמעלה. ניהול השינוי יהיה יעיל ואפקטיבי אם הכישורים הייחודיים והטבעיים של המנהל יועצמו וישמשו אותו בתהליך. עדיף להתמקד בהעצמה ובשיפור כישורים טבעיים מאשר בתיקון חולשות. התהליך יהיה נכון ומוצלח יותר מבחינת עלות-תועלת, אם מי שמנהל אותו יעשה זאת בדרך הטבעית ביותר עבורו. אנו בפרספקטיבה תומכים במנהלים ועוזרים להם למקסם את יכולותיהם בתהליך ובכך מבטיחים כי תהליך השינוי יבוצע באופן מיטבי ולא יעשה את ההפך קרי יאט את הפעילות היומיומית של החברה ואפילו ישתק פעילויות חשובות.